NOTIFICATIONS & COURRIELS DANS ODOO

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NOTIFICATIONS & COURRIELS DANS ODOO

- PROJET	INTERNE
- TYPE	DOCUMENTATION INTERNE & EXTERNE
- CONTEXTE	FONCTIONNEMENT DES MAILS & NOTIFICATIONS DANS ODOO
- RÉVISION	24/06/24
- PUBLICATION	EXTERNE

0. TABLE DES MATIÈRES

Cette documentation explicite le fonctionnement natif des maisl et notifications dans Odoo. Le paramétrage qui en découle n'est pas présent dans les informations ci-dessous. Ce dernier fait l'objet d'une documentation distincte, disponbile en interne.

1. OBJETS & ABONNEMENTS

1.1 OBJETS

Dans Odoo les utilisateurs internes travaillent sur des objets.

Par exemple : les Devis/BDC, les Factures, les Tickets, etc …

1.2 ABONNÉS

Sur chaque objet on retrouve des abonnés.
Ces abonnés sont des utilisateurs internes mais aussi des contacts/clients.

1.3 ABONNEMENTS

l’abonné d’un objet va recevoir une notification d’Odoo lorsque surviennent certains événements sur l’objet en question.
Le choix des événements pour lesquels on souhaite être notifié se gère dans l’abonnement (on appelle ces événements des sous-types).

Par exemple : sur un objet il est possible d’être abonné aux discussions, aux notes, etc … Si on est abonné au sous-type “discussion” on sera notifié à chaque message envoyé ou reçu par Odoo qui est lié à cet objet.

« Discussion » est l’abonnement par défaut pour l’ensemble des abonnés (internes ou externes).

1.4 MODIFICATION DES ABONNEMENTS

Il est possible de paramétrer l’abonnement par défaut d’un utilisateur interne depuis l’équipe commerciale à laquelle il appartient.
Il est également possible pour ce dernier de le faire avec granularité sur chaque objet sur lequel il est abonné.

Ces deux approches ne sont pas antinomiques, mais complémentaires.

En standard, il n’est pas possible de pouvoir choisir son paramétrage par défaut si on n’est pas affecté à une équipe commerciale.

1.5 PRÉFÉRENCES POUR LES NOTIFICATIONS

Les utilisateurs internes peuvent choisir leur préférences sur la manière d’être notifié par Odoo, soit :
- Par Mail.
- Par notifications dans Odoo.

Cette préférence est exclusive, un utilisateur ne peut pas combiner à la fois notifications par mails & dans Odoo.

Les clients/contacts externes sont notifiés exclusivement par courriel.

2. PARAMÉTRAGE DES ABONNEMENTS DES UTILISATEURS

2.1 PARAMÉTRAGE DE L'ABONNEMENT PAR DÉFAUT D'UN UTILISATEUR INTERNE

Les illustrations de cette documentation sont antérieure au changement d'UI de la V.16.04. Les informations et la procédure restent identiques.

Accéder au paramétrage de l’équipe commerciale. Module Ventes ou CRM > Onglet Configuration > Équipes commerciales.
Dans l’équipe commerciale, déplier la liste des abonnés, se positionner sur l’utilisateur souhaité, ou l’ajouter s’il n’est pas présent. Sélectionner le crayon pour modifier son abonnement.
Modifier l’abonnement de l’utilisateur en choisissant les sous-types souhaités. Appliquer les modifications.

2.2 MODIFIER SON ABONNEMENT SUR UN OBJET SPÉCIFIQUE

Sur l’objet un objet spécifique (par exemple le Devis XXX), se positionner sur le chatter et cliquer sur la cloche. Choisir les sous-types auxquels s’abonner sur l’objet en question.

2.3 MODIFIER SES PRÉFÉRENCES DE NOTIFICATIONS

Les utilisateurs internes peuvent choisir leur préférences sur la manière d’être notifié par Odoo, soit :

Par Mail
Par notifications dans Odoo

3. SERVEURS & MAILS

3.1 SERVEUR SORTANT

Afin qu’Odoo puisse communiquer avec l’extérieur il est nécessaire de lui configurer un Serveur Sortant.
Si un serveur mail sortant est correctement configuré, Odoo sera en mesure d’expédier des courriels depuis les objets.

L’expédition des mails depuis Odoo est effectuée par une action planifiée : E-mail : gestionnaire de file d’attente d’e-mails.

Celle-ci s’exécute toutes les X minutes.

3.2 SERVEUR ENTRANT

De la même manière, un Serveur Entrant est nécessaire pour qu’Odoo puisse récupérer les réponses extérieures.
Si ce dernier est correctement configuré, Odoo sera en mesure de récupérer les réponses des contacts/clients et les répartir dans le chatter des objets associés.

Il faudra associer une Boîte Mail à Odoo.
Odoo ne va lire et rapatrier que les mails dans cette boite à l’état « non lu ».
De fait, cette Boite Mail doit être à destination exclusive d’Odoo.
Nous déconseillons la consultation des courriels dans cette boite, au risque d’en altérer le fonctionnement.
Le rapatriement des mails n’est pas instantané, il s’agit d’une action planifiée : E-mail : service fetchmail. Celle-ci s’exécute toutes les X minutes.
Pour qu’Odoo puisse recevoir des réponses, il faut à minima lui paramétrer une adresse de catchall.

3.3 CATCHALL

CATCHALL

L’adresse de catchall est un prérequis à la réception de courriel dans Odoo.
Il s’agit d’un alias de la Boite Mail paramétrée sur le Serveur Entrant et que l’on va attribuer à Odoo.

Lors de l’exécution de l’action planifiée : E-mail : service fetchmail Odoo va ainsi consulter cette Boite Mail et rapatrier les mails non lus.

3.3 ALIAS

ALIAS

Odoo permet l’utilisation d’alias. Un alias est une adresse électronique qui redirige vers une autre préexistante. Les messages envoyés à l’alias sont directement transférés, sans passer par une boîte de courrier électronique.
Les alias sont utilisés dans Odoo pour créer des mails pour l’adresse de Catch-all, des équipes commerciales ou des équipes de supports.

Pour fonctionner, tous les alias utilisés dans Odoo doivent être un alias de l’adresse de la Boîte Mail utilisée comme Serveur Entrant..

3.4 BOUNCE

BOUNCE

Odoo peut se voir attribuer une adresse de « bounce ». Effectivement, une adresse de bounce peut être utile afin d’identifier les emails en échecs.
Lorsqu’Odoo envoi un mail et qu’il ne parvient pas à le délivrer, le relais de messagerie va renvoyer ce mail à l’adresse bounce.
L’utilisation d’une adresse bounce est optionnelle et limitée dans le cadre du transactionnel mais peut s’avérer utile pour les services marketing afin de détecter les mails en échec.

Le paramétrage de cette Boîte Mail est nécessaire dans le cadre de l’utilisation des Modules Marketing dans Odoo puisque c’est cette adresse qu’Odoo va consulter pour identifier les mails en échec.

4. ABONNÉS PAR DÉFAUT

À la création d’un objet (par exemple un Devis), le client n’est pas immédiatement ajouté à la liste des abonnés. Les abonnés par défaut sont les vendeurs & les abonnés de l’équipe commerciale.

Dans cet exemple, un devis a été créé par l’Administrateur. À ce stade le client (Monsieur Client) n’est pas ajouté aux abonnés.

Suivant l’exemple précédent, Monsieur Client n’étant pas abonné à l’objet, il ne recevra pas le message de l’Administrateur.

5. MESSAGES ENVOYÉS AUX ABONNÉS

Lorsque vous envoyez un message depuis le bouton « envoyer un message » ou depuis un compositeur de message, ce dernier est émis à destination de l’ensemble des abonnés de l’objet (sous-type : discussion).

Suivant l’exemple précédent, Monsieur Client n’étant pas abonné à l’objet, il ne recevra pas le message de l’Administrateur.

6. AJOUT D'ABONNÉS / MODIFICATION D'ABONNEMENTS

Il est possible d’ajouter manuellement des abonnés à un objet voire de modifier leur abonnement si nécessaire.

L’ajout d’utilisateurs extérieurs en tant qu’abonnés ou la modification de leur abonnement par défaut (ajouter des sous-types en plus de « discussion ») n’est en rien anodin et doit être accompagné de vigilance.

7. ÉDITEUR AVANCÉ (COMPOSITEUR), DESTINATAIRE & MODÈLES DE MAIL

Outre l’ajout manuel d’abonnés sur l’objet. Il est également possible de passer par un compositeur de message pour ajouter des destinataires et/ou utiliser un modèle de mail spécifique.

7.1 ACCÈS À L'ÉDITEUR AVANCÉ

7.2 DESTINATAIRES AJOUTÉS

7.3 MODÈLE DE MAIL UTILISÉ

Les contacts à prévenir (destinataires ajoutés) sont ajoutés à la liste des abonnés. Dans l’exemple ci-dessus on retrouve donc le client dans la liste des abonnés après l’expédition du courriel où il a été ajouté. (Dans l’exemple ci-dessus Monsieur Client recevra le courriel car il est un contact à prévenir et il sera ajouté aux abonnés).

Certains modèles de mail spécifiques (généralement les Send by mail) forcent l’expéditeur du message par le responsable de l’objet. (Par exemple : si vous utilisez le template standard pour envoyer le devis au client, ce dernier sera envoyé de la part du vendeur de l’objet.)

Les abonnés recevront une notification du message, les utilisateurs externes le recevront comme s’il leur était destiné, il n’y a pas de contacts en copie (sauf si stipulé dans le template de mail utilisé).

8. CATCH-ALL & "RÉPONDRE À"

Lors de l’expédition d’un courriel depuis Odoo, ce dernier forcera le « répondre à » dans l’entête du courriel par l’adresse de catch-all préalablement paramétrée.

En forçant l’adresse de réponse, Odoo s’assure de récupérer les réponses des contacts extérieurs et de les redistribuer sur les objets associés.

9. POUR RÉSUMER

Envoyer un message depuis Odoo = à l’ensemble des abonnés.
Les abonnés extérieurs ne savent pas qu’il y a des gens « en copie ».
Si le template mail le spécifie, le responsable de l’objet sera forcé par Odoo en tant qu’’expéditeur du message.
Odoo force le « répondre à » des courriels par l’adresse de Catch-all.

10. RÉCEPTION DES MESSAGES & NOTIFICATIONS

Dans le chatter il est possible d’envoyer des messages et/ou d’y inscrire des notes. Le message apparaît dans le chatter sur fond blanc. La note apparaît dans le chatter sur fond gris.

Le message est une communication. Il est à destination de l’extérieur. Il est visible par les abonnés et par tous sur la page HTML de l’objet.
La note interne est une par définition une note. Elle est est visible uniquement par les utilisateurs internes (à moins d’avoir explicitement ajouté dans l’abonnement d’un utilisateur externe le sous-type notes).

11. NOTES CONTENANT @CONTACTS

Comme explicité lors de la présentation des sous-types, un utilisateur ne sera notifié d’une note que s’il est abonné au sous-type « notes ».
Il existe toutefois une exception : si la note comporte un : @contact, le cas échéant la note sera considérée comme un message et l’utilisateur en question recevra la notification (quel que soit son abonnement).

Dans cet exemple l’User1 recevra une notification relative à cette note et sera également ajouté aux abonnés de l’objet en question. Soit l’exemple d’un devis avec les contacts suivants :

12. EXEMPLES

User 1	Utilisateur Interne	Sera notifié des discussions et des notes.
User 2	Utilisateur Interne	Sera notifié des discussions et des notes.
Monsieur Client	Externe	Sera notifié des discussions et des notes.
Monsieur Client	Externe	Sera notifié des discussions.

12.1 CAS 1

User 1 décide d’envoyer un courriel depuis le devis (objet Odoo). Les abonnés sont en “notification par email”. Ils sont notifiés.

12.2 CAS 2

Suite au mail de User 1 Monsieur Contact répond à l’adresse de catchall. Les abonnés sont en “notification par email”.

13. FACTEURS EXTERNES À ODOO

Les éléments explicités ci-dessous sont hors du scope des projets Odoo et liés à des facteurs extérieurs. L’accompagnement par Sudokeys sur ces problématiques relève d’un support à l’exploitation.

13.1 PROBLÈME DE NOTIFICATIONS

Le fonctionnement standard des notifications explicité ci-dessus peut-être en conflit avec l’utilisation de messageries sortantes de type “MailJet” bloquant les expéditeurs de mails dont le domaine n’a pas été validé.
Le cas échéant, les notifications mails où Odoo force l’expéditeur par un contact externe, peuvent être bloquées par votre serveur sortant. Un paramétrage spécifique d'Odoo (où une solution développée par Sudokeys sur les versions antérieure à la v.15) sont disponibles pour forcer l’expéditeur des notifications par un courriel dont le domaine a été préalablement validé en interne.
De même, des serveurs sortants comme “MailJet” peuvent écraser des éléments des en-têtes html des courriel expédiés par Odoo et perturber dans certains cas la récupération de ces derniers et leur rapatriement sur les objets en question. (Des solutions spécifiques existent également pour pallier les conflits générés par ces éléments externes à Odoo).

13.2 MAILS NON REÇUS

Exception faite de certains Odoo.sh, le mail reste un sujet complexe et externe à Odoo. Sudokeys ne gère pas votre messagerie. La messagerie paramétrée dans Odoo est utilisée comme serveur sortant pour expédier les messages depuis Odoo.

13.3 MAILS NON EXPÉDIÉS

Comme explicité, il peut y avoir de nombreuses raisons pour que votre serveur sortant bloque certaines expéditions.
Les cas échéant, reste à se rapprocher de votre serveur sortant de regarder ce qu’il advient des messages concernés.

13.4 MAILS EN SPAM

Le mail reste un sujet complexe avec de nombreux intervenants. Lorsqu’il s’agit de boite mail, chacun de ces intervenants peut décréter pour ses “propres raisons” que des mails sont des spams.
Il suffit que plusieurs destinataires ayant une messagerie chez un de ces intervenant leur déclarent des courriels comme spam et ce dernier va décréter que vos mails sont du spam.
Et ce, même avec un bon score. Le cas échéant, seul l’intervenant extérieur sera en mesure de changer cette décision.

14. RÉVISION

Révision:

Date	Nom & Prénom	Remarque
dd/mm/2021	Gabriel R.	Rédaction
24/06/2024	Gabriel R.	Import & MAJ